När entreprenadverksamheten startade för tre år sedan fanns inga färdiga strukturer, bolaget behövde bygga från grunden. Och för att lyckas långsiktigt visste man att rätt inköpsstöd måste finnas på plats från start. Valet föll på inköpssystemet Accurator.
– Vi började från grunden och behövde rätt verktyg för att bygga en framtidssäkrad organisation. Då föll valet naturligt på Accurator för inköp och upphandling, berättar Amanda Eklund, entreprenadingenjör på CoForma.
Accurator, från anbud till avtal med full spårbarhet
Det var ett ganska enkelt val. Det finns få system som är så nischade på inköp. CoForma jämförde några alternativ, men Accurator stack ut.
Systemet används redan i anbudsskedet. När ett projekt bedöms som intressant skapas det direkt i Accurator, där kalkylingenjören sätter upp inköpsstrategi och skickar förfrågningar.
– Det bästa är att all information samlas på ett ställe, och inte i någons inkorg. Vi får spårbarhet genom hela processen, från offert till signerat kontrakt.
CoForma utvärderar också leverantörer och underentreprenörer direkt i systemet. Kommentarer och betyg sparas, vilket skapar ett värdefullt kunskapsunderlag för kommande projekt.
– Informationen blir lättillgänglig för alla. Det är enkelt att följa, även om någon är borta eller ny i projektet, fortsätter Amanda.
Ett systemstöd som funkar i praktiken
Amanda understryker att ett bra system inte bara ska vara funktionellt. Det måste också vara pedagogiskt och lätt att använda.
– Vi vill bort från pärmar och papper, men då måste systemen vara enkla. Accurator är väldigt intuitivt och lätt att följa.
Spårbarheten är särskilt viktig för CoForma. Om en person slutar eller blir sjuk, måste nästa kunna ta över utan att börja från noll.
– Har man inte ett logiskt, spårbart system så blir det jättesvårt. Då lägger man tid på att leta, och det kostar pengar. Det är bland det viktigaste med digitala verktyg. Att de gör jobbet tydligare, och inte krångligare.
Ett nära samarbete i uppstarten
För CoForma har det också varit avgörande med ett bra stöd från leverantören i uppstartsfasen.
– Vi fick en jättebra relation med Elie, en av grundarna av Accurator, direkt. Det var mycket personkemi, och han fanns med oss tight i början. Jag hade många frågor och fick alltid snabb återkoppling. Det kändes tryggt.
Nu när bolaget vuxit har Amanda fortsatt förtroende för stödet.
– Vi har skött mycket själva på senare tid, men jag vet att han finns där. Och det är värdefullt.
Digitala verktyg som håller i längden
Med Accurator har CoForma byggt en digital struktur som ger kontroll, tydlighet och hållbarhet över tid. Genom att satsa rätt från början har de skapat förutsättningar för ett effektivt arbetssätt, idag och framåt.
